何らかのプロジェクトを行う上で、どうすればプロジェクトに携わる人のあいだで円滑にコミュニケーションを取る事ができるかは非常に大きな課題です。
例えば、今年5月に演奏会を行ったガーデンオーケストラでは運営チーム内のやり取りの中でチャットの占める割合は非常に大きく、というかむしろチャットなしでは運営が成り立たないような状態でした。にも関わらず他の楽団の人の話を聞くと、どうもそうでもないらしい。なんでかなーと思ったんだけど、色々話を聞いているうちに、チャットツールの選択と、運用の仕方にいくつかのポイントがあるのかなと気がしてきました。
コミュニケーションツールのひとつとしてチャットを活用することで、リアルタイムなやり取りが可能になるので、いかにしたらチャットを活用出来るかをちょっと考えてみました。
チャットツールへの要求
まず私が思った、こういう機能を備えたチャットツールを選ぶべきというポイントをあげてみます。
- 何かあるとメールで通知が飛ぶ
- 誰が読んだかどうかの既読がわかると良い
- 複数デバイス（PC＆スマホ）に対応しており、簡単にアクセスできること
通知については割と大事だと思っていて、いくらチャットツールそのものが使いやすくても、常にチャットツールを開いて居るわけではない。誰かが何かを書き込んだら、スマホかPCかはわからないけれど、何らかの手段で通知してほしいなぁと思います。
また、プロジェクトの運営に携わっていて一番不安になることは、他の運営メンバーから反応が全くない事です。賛成か反対かではなく、読んだか読んでないのかすらわからないと判断が出来ない。既読がわかれば、少なくとも読んで、今なんらかの理由ですぐに返答出来ないのかなぁとか判断する事が出来ます。
そして、最後に複数デバイスに対応していること。一台からのログインしか出来ないとか、チャットツールの起動に多くの時間がかかるとなってしまうと、チャットすること自体が面倒になってしまいます。
ちなみに、ガーデンオーケストラでは、Facebookメッセンジャーを使っていました。
Skypeってそんなに良いか？
ところが、ほかのオーケストラの運営に携わって居る人の話を聞いていて、チャットツールとして名前がよくあがったのはSkypeなんです。音声通話が便利というメリットはあるものの、上記にあてはめると、欠点だらけ。
- ログインしないと新着に気がつくことができない
- スマホからお世辞にもアクセスしやすいとはいえない
- 読んだか読んでないかがわからない。
少なくとも私は、これだけでプロジェクトを運営するのは難しいんじゃないかと思ってしまいました。
運用時の注意点
チャットツールをプロジェクトの運営で活用する場合には、こんなことに注意する必要があるなってのを書き出してみました。本当はツールとしてサポートしてもらえるととてもありがたいんだけど、今のところは人手でやるしか無さそうです。いい方法があったら教えて下さい。
- 誰へのメッセージなのかを明確にすること
- 話題が流れるので、適度にリマインダが必要
- 掲示板とチャットの使い分け
まず、メッセージの宛先を意識すること。例えば、チャット中にタスクっぽいものが出てきたら、担当者を割り当てるようにします。「いついつまでに、何をする必要がありますよね」とか「何について教えて下さい」ってチャットで発言しても、誰がやるのか、誰が答えるのかってのを決めないと、誰も反応せずに、時間だけが経過する場合があります。なので、タスクっぽい話題が出たら、とりあえず担当者を決めてしまう。ガーデンオーケストラでは、タスクが浮いてるなーって感じたら、「◯◯さんどうですか？」とか適当に誰かに振るように心掛けていました。
また、チャットだとどうしても話題が流れやすいので、適度なタイミングでリマインダが必要だなと感じました。担当者を割り当ててしまえば大丈夫なのかもしれませんが、どうしても流れてしまう事ってあるので、こういうのシステム側でなんとかしてくれると良いなぁとか思ったりしました。
最後に、掲示板とチャットの使い分けですが、チャットである程度話がまとまったら、掲示板のほうにまとめてしまうのが良いのかなぁと思いました。とは言え、タイミングだとか、誰がやるかとかも相当難しくて、なかなかできてないのですが。
まとめ
相性があると思うので、必ずしもチャットツールを使用する必要はないと思いますが、ガーデンオーケストラの運用においては、チャットツールが大いに役立ちました。ポイントとしては、上記に書いたことの繰り返しになるけど適切なツールを選ぶことと、運用時の工夫なのかなぁ、と。
あと、プロジェクトにおいてどのようなツールを使用するのが適切かは、メンバーの性格や、情報リテラシーや環境によって異なると思うので、一概にこれが良いと言う事は出来ない。例えばガラケーユーザが多いと、チャットの運用は難しいだろうなぁと思う。ガーデンオーケストラでは、他の楽団に比べて多少うまくいったぐらいに捉えてもらった方がいいかもしれない。
また、Chatworokなど、様々なツールが出てきているので、検討してみるのも良いと思います。新しいツールの導入に否定的な人って、どこにでもいると思うんだけれども、そういう人をうまく巻きこんで、食わず嫌いせずに試して駄目だったら考える、ぐらいのスタンスで、良いのではないかと思います。
