Twitterとか飲み会とかでよく話題に上がるので、ガーデンオーケストラ運営に関して使用したツールについて書いてみる。ガーデンオーケストラの運営にはかなり多くのツールやシステムを利用したと思って居る。必要に応じて増やしていった感じが強いんだけど、列挙してみるとこんな感じ。
- コミュニケーション
- twitter（軽いやり取り）
- Facebookグループ（運営間での連絡用）
- Facebookメッセンジャー（運営間でチャット）
- サークルスクエア（編曲者さんとのやり取り）
- サイボウズLive（団員との連絡用）
- Skype（運営間でのやり取りなど、電話会議）
- 調整さん（練習への出席確認）
- Webサイト
- Googleサイト（初期Webサイト）
- Wordpress（Webサイト運用）
- ファイル共有
- Googleドライブ（ファイル共有、文書共有）
- Dropbox（ファイル共有）
- ネットプリント（団員への譜面配布）
以下、それぞれについて色々書いてみる。
ちなみに、ファイル共有に関して利用したのはDropboxとGoogleドライブなのだが、これらの使い分けについては以前、「オーケストラ運営におけるファイル共有サービスの使い分け」に詳しく書いてみたので、興味が有る方は読んでみてください。
コミュニケーションに関するもの
最初はTwitterのみでやり取りしてたんだけど、そのうち全部twitterで誰からも見れる状態でやるわけにも行かないと思いFacebookグループを立ち上げて、そこでやり取りをするようになりました。この段階の移行へは、運営全員がFacebookアカウントを持っていたと言う事もあり、比較的スムーズだった気がします。
Facebookでは、グループ機能とメッセージ機能を併用していました。が、今から考えると、これは情報を分散させる一因になってしまっていたので、良くなかったかも。例えばみんなに伝えたい情報があったとして、Facebookグループに書き込むか、Facebokoメッセージに書き込むかを悩む事が多々あった。とはいえ、メッセージ機能ってのはすごく便利でした。リアルタイムに気軽なやり取りが出来るしFacebookにログインしていなくっても、メールで通知が来るので確認しなきゃって気になれます。
サークルスクエア
編曲者さんと譜面作成に関するやり取りをするために、サークルスクエアを使用することにした。サークルスクエアを使用することになった経緯はよく覚えていないのだけれど、編曲者さんの中には、Facebookアカウントを持っていない人が居るかも知れないとか、他の楽団でも使用実績があったしとかでまぁ良いだろうと言う話になったきがする。
サイボウズLive
その後準備が進むにつれ団員さんとコミュニケーションを取る手段が必要だという話になってきた。サイボウズLiveは非常に便利で、あとから話を聞くと他の楽団でも使用していたところもあったみたいです。ただ１つ不満を言うと、新規メンバーが追加されるたびに、通知のメールが飛ぶこと。オーケストラなんて100名近いメンバーが参加するものなので、最初の頃に参加した人からすると100通近いメールを受信することに。これは結構つらい。また、カレンダーにイベントを登録する事は出来るものの、各参加者がイベントに参加するか否かを登録する機能が無いのがつらい。一応アンケート機能はあるものの、これは一覧性が悪く、誰が回答していないのかがイマイチわかりにくい。そこでガーデンオーケストラでは、調整さんを利用して管理していました。
また、サイボウズLiveにはタスク管理の面でもお世話になりました。団員全員が入るグループの他に運営用のサイボウズLiveグループも作成してタスク管理を行って居ました。演奏会実行のために必要なタスクをとにかく書き出し、担当者を設定する。毎回のミーティングでは残りのタスクについて状況を確認し、問題がありそうなら早めに対処出来るように心がけていました。今思えばマイクロマネジメント気味だったかもだけど、今回のような少人数チームであれば差して問題になることもなく。
Skype
最初は運営全員で日程を合わせて実際に顔を合わせて打ち合わせをしていたんだけど、運営それぞれ仕事や学校やらで色々あって、時間を合わせるのは大変だし、そもそも地理的に離れていてそれどころじゃないしで、実際に顔を合わせる価値は感じつつも、結構な負担に感じて居ました。そこで、途中からはSkypeによるミーティングを導入。本番2ヶ月ぐらい前からは毎週水曜日の23時から、というように時間を設定して、毎週のように打ち合わせや進捗確認をしていました。これ、Skypeだから気軽にできてたけど、実際に顔を合わせてだったら毎週はとてもじゃないけど無理だよなぁとか思ったりしました。
Webサイトに関するもの
Webサイトに関しては、当初はGoogleサイトを使用。ただ、自由度の低さとか色々考えてしまってかなり早い段階でWordpressに移行。ただ、これは私自身の自己満足の要素が多かったので、最後までGoogleサイトや、タンブラーなどでも特に問題は無かったかもしれない。
ファイル共有に関するもの
以前、「オーケストラ運営におけるファイル共有サービスの使い分け」に詳しく書いたので、良かったら読んで見てください。
まとめ
試行錯誤は必要
ガーデンオーケストラでは、最初からこのツールを使おうと決めていたわけではなく、必要に応じてツール/やり方を試してみる。駄目なら他のツールややり方の導入を検討してみれば良い。という方針だったけど、これが案外うまくいったような気がする。
情報の検索容易性は大事
ただ、それに伴い混乱が生じたり、情報が分散したりといった弊害が出てきていた事も事実で、ファイル共有にDropboxとGoogleドライブを使用していたせいで、どこに情報があるかわかんなくなったりとかは多々あった。また、Facebookは総じて日本語に関する検索機能がいけてなくて、絶対あるはずの情報が何故か見つからなかったりするし、そもそもPCからだと検索出来るのにスマホからだとできなかったりだとかかったりする。こういうプロジェクト運営に於いては情報の検索容易性って大事だよなぁって痛感した。
リアルタイム性は有益
あと大事だなぁって思ったのはリアルタイム性。SkypeやFacebook、Dropboxなどは、誰か作業をするとリアルタイムで通知が来る。これのおかげでストレス無く作業できてたなぁっていう感じはします。
今後、何らかのプロジェクトでツール選定に関わるときは、検索容易性とリアルタイム性は重要なポイントだなぁ、と思った次第。
