ガーデンオーケストラの運営において、ファイルの共有にはサイボウズLiveのファイル共有機能、Dropbox、Googleドライブの3つの方法を使っていた。別に特別に支障が会ったわけではないのだけれど、振り返ってみると可能であればひとつにまとめたほうが良かったのかもしれないという気になってくる。
特に、Googleドライブはフォーム機能があるから手放せないにしても、純粋にファイル共有目的で考えてもGoogleドライブとDropboxを両方使っていた点は今思い出しても不思議である。何故こうなったのかはさておき、それぞれどういうふうに使っていたのかを思い出して、今後どうすべきかを検討しないといけない気がした。
Dropboxで共有していたもの
楽譜・参考音源・練習録音音源
楽譜は編曲者さんからPDFで頂き、運営メンバーだけがアクセス出来るDropboxのフォルダで管理していました。奏者への譜面配布は、ネットプリント（専用のWebサイトにPDFをアップロードすると印刷用のIDが発行され、印刷する時はセブンイレブンのコピー機に指定されたIDを入力すると印刷出来るサービス）を使用していました。ただ、DropboxのWeb共有機能を使う機会は無かったので、サイボウズliveだとアップロードが若干面倒なので外すとしても、GoogleドライブでもDropboxでもどちらでも良かったかも。
参考音源
参考音源は編曲者さんからMP3で頂き、運営メンバーだけがアクセス出来るDropboxのフォルダで管理していました。奏者への音源配布はサイボウズLiveのファイル共有機能を使用。Dropboxのファイル共有機能は便利なんですけど、故意や過失に関わらず、万が一URLが外部に漏れると誰でもダウンロード出来てしまうリスクが。サイボウズLiveでも悪意のある人がダウンロードして流出させてしまえば一緒だろって言われればそうなんですが、少なくとも不特定多数に流出するリスクはサイボウズLiveのほうが少ないのかな、と。ただ、DropboxのWeb共有機能を使う機会は無かったので、サイボウズliveだとアップロードが若干面倒なので外すとしても、GoogleドライブでもDropboxでもどちらでも良かったかも。
練習録音音源
練習時に録音した音源は、まず運営間での共有はDropboxを、奏者との共有はサイボウズLiveを利用していました。ただ、今考えると運営間でのDropbox共有が必要だったかどうか自信が持てません。なんだかんだでかなりの容量があるし、一度共有してしまえばファイルの修正や更新があるわけでもないし、どうせ奏者とサイボウズLiveで共有するんだったら、最初からサイボウズLiveにアップロードしても良かったかも。
その他ファイル
見積もりや請求書、音響関連の資料など、外部から頂いた資料や、スタッフさんへの配布資料の共有にはDropboxを使用していた。この理由としては、右クリックしてURLを発行すれば運営間で簡単にファイルのパスを共有出来たことが大きいかもしれない。Googleドライブだと、ちょっと面倒臭い。
GoogleドライブとDropboxを併用したもの
会計関連
支出実績に関してはGoogleドライブにスプレッドシートを作成し、支払った人が記入する事にしていました。GoogleドライブはWebブラウザさえあればどこからでも、複数人同時で編集出来るのが便利です。Dropboxでエクセルファイルを共有すると同時編集が出来なかったりとか、スマホとかから記入することが出来なかったりするので、これはこれで正解かな、と。
予算に関してはDropboxで管理をしていました。予算に関しては、skypeで打ち合わせながら予算を立て替えたりすることが多々あり、そういうときは編集して保存してDropboxの同期を待他無ければいけなかったので、Googleドライブのスプレッドシートのほうが向いてたかも。
ただ、Googleドライブのスプレッドシートの弱点として、Microsoft Office Excelに比べて印刷機能やら関数機能が微妙に弱い気がするので、見せるようの資料は、Excelで作ってDropboxで共有していた。このあたりの使い分けは正直迷う所だと思う。そもそもMicrosoft Office Excelは使い慣れてる人結構居るけど、Googleドライブのスプレッドシートは初見の人にはちょっととっつきにくいかも知れない。
パンフレット・チラシデータ
原稿の内容に関してはGoogleドライブの文書で。やはり同時に閲覧編集出来るのが便利です。ただし、印刷業者に出すためのパンフレットやチラシのイラストデータやPDFのデータはDropboxで共有をしていました。データを作成するたびに共有URLを発行して、運営用Facebookに投げていたので、データのアップロードからURLの発行までが簡単であることが大事。DropboxはGoogleドライブに比べて右クリックだけでURLを発行出来るのでポイントが高いです。
配布資料（オリエンテーション用・本番前用等）
Googleドライブの文書やスプレッドシートを利用して、みんなで作成したのはいいものの、印刷しようとすると、レイアウトがずれたり、微調整が出来なかったりするので、結局一度WordやExcelにエクスポートしたりした。Googleさん、もっと頑張ってくんないかなぁ。
Googleドライブを使用したもの
打ち合わせ議事録
skypeでの運営打ち合わせの際にはGoogleドライブの文書を使用してみんなで議事録を作成・確認しながら進めていました。こうすることで、あとで「あれってなんだっけ」「どうするって言ってたっけ」とか言う事が少なくなるので便利でした。これがなかったら、打ち合わせの効率がもっと落ちてた気がします。こういうのは、Dropboxには出来ない機能だと思う。
団員管理
Googleドライブのスプレッドシートを利用して名簿を作成。エクセルと違いデバイスを選ばずに内容を確認できるのが大きいです。また、他の人が閲覧してる最中でも誰かが変更を加えたら即座に反映されるのも便利ですね。
演奏会費の振込や、打ち上げの参加申し込み状況なども、これでリアルタイムに管理していました。
広報計画・実績管理
Googleドライブのスプレッドシートを利用して作成。エクセルと違いデバイスを選ばずに内容を確認できるのが大きいです。また、他の人が閲覧してる最中でも誰かが変更を加えたら即座に反映されるのも便利ですね。
結論：複数人でリアルタイムに編集・閲覧必要があるものはGoogleドライブ、リアルタイム性を求めないけど他の人に見てもらう必要があるものはDropboxが良さそう
閲覧中に誰かが編集する可能性があるものは、Googleドライブの文書やスプレッドシートやドキュメントを使用するのが便利だと思う。Googleドライブの特に、スプレッドシートは更新通知機能や、フォームとの連携があるので、非常に便利です。なので、基本的にWordやExcelで作成できるようなファイルはGoogleドキュメントで良いのかもしれない。
一方、他人と一緒に編集はしないけれども、「このファイル！」「あのフォルダ！」って指し示す機会が多いファイルはDropboxのほうが便利。エクスプローラに統合されているので右クリックするだけでURLを発行することが出来る。
さらにこれはDropboxとGoogleドライブの両方に言える事だが、ファイルの追加変更時にメールか何かで通知出せるように鳴ったら良いのに、とは思った。
最後に、運用の話かも知れないが、使い方のガイドラインを決めておいたほうが良いかも知れない。こういうファイルは、Googleドライブ、こういうファイルはDropboxね、と。あと、みんなで共有出来るのは便利なんだけど、自由にフォルダ構成を変更する事が出来るので、気がついたら欲しいファイルが別の場所にあったなんて事も多々ある。
しかし、こういうDropboxやGoogleドライブのようなツールが無料で使えるってのはありがたいなぁ。こういうのがなかったらファイル共有だけでもっと時間取られてたに違いない、と今更にして思う。
